Представьте региональную компанию с филиальной сетью. У одного филиала получается удерживать клиентов, другой быстрее справляется с сезонной нагрузкой, третий нашёл способ разгрузить руководителей. Но этот опыт часто остаётся внутри отдельных команд. На общей встрече руководители представляют результаты, а времени разобраться, что из этого пригодится коллегам, уже не хватает.

Мировое кафе помогает организовать такой разговор. Участники сопоставляют опыт, задают друг другу вопросы и развивают предложения. Для компании это возможность понять, какие подходы стоит попробовать в других подразделениях и что для этого потребуется.

Это метод группового обсуждения, в котором люди работают за небольшими столами и несколько раз меняют собеседников. В каждом раунде они обсуждают подготовленный вопрос и фиксируют основные мысли. За следующим столом знакомятся с тем, что уже придумали коллеги, и продолжают работу: уточняют, дополняют, проверяют на своём опыте.

За столом при этом остаётся «хозяин», который помогает новым участникам войти в разговор. Вопросы могут повторяться или последовательно вести от разбора ситуации к предложениям.

В конце участники рассматривают результаты всех столов: какие темы повторяются, где мнения расходятся, что заслуживает дальнейшей проработки. Задача ведущего — помочь группе увидеть общую картину и сохранить важные различия.

Для каждой задачи потребуются свои вопросы, состав участников и работа с итогами.

Одна команда предлагает подход, другая замечает ограничение, третья видит, где его можно применить. Так предложение проходит через опыт нескольких групп.

Например, идея передать больше решений руководителям подразделений может выглядеть очевидной. В разговоре выясняется, что для этого одним не хватает доступа к данным, другим — понятных финансовых границ, третьим — договорённости о том, когда подключать собственника. У команды появляется более точное понимание того, что нужно изменить.

Такой разговор требует вопросов, о которых людям действительно есть что сказать. Важно приглашать участников, которые знают работу изнутри, давать им возможность разобраться в чужих предложениях и открыто говорить о сложностях. Сама смена столов этого не обеспечивает.

До встречи стоит определить, в каком виде результат будет полезен для дальнейшей работы. Для обмена опытом это может быть подборка практик. Для обсуждения стратегии — предложения по изменениям и список зависимостей между подразделениями. Для поиска новых направлений — гипотезы и вопросы для проверки.

Чтобы подборкой практик можно было пользоваться, для каждой полезно зафиксировать:

• какую задачу она решает;
• на каких данных или опыте основана;
• какие условия и ресурсы нужны для переноса;
• какие есть ограничения;
• что следует проверить первым.

Такой материал помогает руководителям оценить варианты и выбрать следующий шаг. Идеи, собранные во время Мирового кафе, предстоит сопоставить с целями компании, ресурсами и рисками.

Если на встрече нужно принять решения, для этого предусматривают отдельный этап: договариваются о критериях выбора, определяют приоритеты и ответственных. Важно заранее объяснить участникам, какие решения они принимают вместе, а какие останутся за руководителем.

В бюро стратегических сессий [able] мы начинаем с задачи заказчика: что нужно понять или решить и как для этого пригодится опыт команды. Затем определяем, кого включить в разговор и какие материалы подготовить. Это могут быть показатели работы подразделений, обратная связь клиентов, описание процесса или результаты предыдущих обсуждений.

От задачи зависят вопросы раундов, время и способ фиксации. В программе нужно оставить место и для разговора за столами, и для работы с общими результатами. Пространство и переходы организуют так, чтобы все могли участвовать.

Ещё до начала стоит договориться, кто продолжит работу с предложениями. Кто оценит их применимость? Кто сможет запустить проверку? Когда команда узнает, что произошло с её наработками?

Мировое кафе может быть отдельной встречей или частью стратегической сессии и конференции. Если задача уже свелась к выбору из готовых вариантов, полезнее сразу организовать принятие решения. Если требуется урегулировать острый конфликт, понадобится процесс, рассчитанный на работу с ним.