Антикоференция «Никто не знает, как правильно... проводить стратсессии» / 10 ноября, Москва
Урок 2. Подготовка
к стратегической сессии
Бесплатный онлайн-курс

В этом уроке разберемся, как подготовиться к стратегической сессии, кого стоит на нее пригласить и сколько будет стоить работа фасилитатора.

Как определить, кого приглашать на стратсессию

Важно помнить, что чем больше участников на сессии, тем меньше глубина проработки вопросов. Оптимальное количество участников для хорошего погружения — 12−15 человек. Чаще всего это совладельцы компании, топ-менеджеры, руководители ключевых подразделений, приглашенные эксперты.
Мы обычно при встрече с потенциальным заказчиком сессии узнаем, что он хочет получить в итоге и сколько времени есть у компании на стратегический процесс. Это влияет на состав участников.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
Например:
  • IT-стартап
    который нашел свой устойчивый продукт и готов развиваться. Стратегический процесс может состоять из нескольких этапов.

    Сессия 1: стратсессия для основателей и ключевых сотрудников, которые запустили стартап и кого основатель видит дальше в бизнесе. Обычно это 5−7 человек, готовые мыслить стратегически, все вместе они покрывают все функции будущего образа компании.

    Сессия 2: стратсессия для расширенной команды — участники стратсессии 1 и заинтересованные сотрудники: продакты, проджекты, комерческий блок, маркетинг, финансы, всего до 15 человек.
  • Компания из среднего бизнеса
    имеющая устойчивый рост.

    Основной бизнес-вызов — вывод новых продуктов или выход на новые сегменты. Можно сделать стратегическую сессию, в которой принимают участие топ-менеджеры компании, руководители всех подразделений и некоторые ключевые лица от подразделений, всего 15−20 человек.
  • Несколько департаментов крупной компании
    у которых бизнес-вызов — в ревизии и создании обновленных бизнес-процессов, чтобы поддержать рост компании в рамках текущей трансформации. Стратегический процесс может состоять из нескольких этапов.

    Сессия 1: стратсессия для руководителей департаментов, ключевых сотрудников и внешних по отношению к департаменту руководителей, которых затронут результаты стратегической сессии. Обычно это 5−7 человек, которые имеют полномочия принимать решения по ключевым вопросам, может быть 8−12 человек.

    Сессия 2: стратсессия для расширенной команды департаментов — участники стратсессии номер 1 и расширенный состав заинтересованных участников, до 20−30 человек.

Как выбрать: провести сессию самостоятельно или найти подрядчика?

Что влияет на привлечение подрядчика для проведения стратегической сессии:

  • количество участников;
  • количество времени на подготовку;
  • сложность и запутанность контекста;
  • степень знакомства участников друг с другом;
  • степень влияния участников на результаты сессии и через них на доходы компании.

Нужен ли мне внешний фасилитатор?

Чтобы определить, сможете ли вы самостоятельно провести стратегическую сессию или нужен внешний подрядчик, ответьте честно на вопросы диагностического теста:

1. Сколько человек участвует во встрече?
2. Работают ли участники вместе?
3. Насколько однородна группа?
4. Есть ли конфликт интересов?
5. Как быстро нужен результат?
6. Насколько сложной будет встреча?
7. Есть ли риски?
8. Каковы расходы на компанию по сравнению с доходом?
Результат:
У вас 0 баллов

<14: стандартные решения

Это стандартные решения, принимаемые небольшой группой единомышленников, знающих друг друга. Такими встречами часто можно управлять без фасилитатора или с разными членами команды, которые принимают руководство собраниями по очереди.

Хотя нет необходимости во внешнем фасилитаторе, разумно внести некоторые изменения в привычные принципы проведения встреч, спроектировать заранее с пониманием процесса и результата на каждом этапе.


15-22: фасилитация будет полезной

При более сложной теме, более высоком уровне риска, менее сплоченной группе, роль внешнего ведущего стратегической сессии важна. Это может быть внешний специалист в проведении стратегических сессий, опытный коллега или сотрудник другого отдела, который имеет опыт проектирования и проведения стратсессий.

В любом случае будьте хорошо подготовлены сами. Чего вы хотите добиться на встрече? Как бы вы это сделали? Какие у вас есть альтернативы? Каков был бы ваш главный подход? Анализировать, утверждать, влиять, оценивать, изобретать или вызывать эмоцию? Какой метод подойдет?


>22: необходим внешний фасилитатор

Этот уровень сложности требует профессионального ведущего стратегических сессий, который знает техники и методы фасилитации и способен сохранять достаточную степень беспристрастности, чтобы избежать критики и предвзятости. Спорные вопросы, разные точки зрения и мнения в группе, эмоции — все это требует умелого проектирования и управления процессом, а также способности разрешать конфликты.

Как найти и выбрать ведущего стратегической сессии

Может быть несколько вариантов:

  • собирать рекомендации в бизнес-комьюнити или на конференциях — обязательно спросите, что именно нравится в этом фасилитаторе и поймите, отзывается ли это вам;
  • вспомнить, кого вы уже звали на сессии, и узнать, как они продвинулись за это время — вы изменились, фасилитатор изменился, появились новые подходы к проведению стратегической сессии;
  • изучить сайты фасилитаторов, которые понравились, отправить запрос на встречу;
  • позвать коллег из дружеских компаний поддержать вас в стратегическом процессе.

Когда вы будете проводить первую встречу с потенциальным подрядчиком, обязательно подготовьтесь к ней. Важно рассказать общий контекст ваших бизнес-вызовов и что вы хотите получить после стратегической сессии. Будьте открыты к вопросам, которые задает потенциальный подрядчик, они помогают ему лучше понять ваш контекст и предложить возможные варианты. Не стоит ожидать, что на первой встрече вы услышите итоговый сценарий будущей стратегической сессии.


На этапе выбора ведущего сессии важно для себя определить:
  • Насколько подрядчик «держит контекст»
    который вы ему передали, и готов ли он в рамках этого контекста рассуждать про возможные варианты решений. Это поможет вам понять, что вне зависимости от изменения контекста, ваша будущая сессия в надежных руках и сценарий будет адаптирован.
  • Насколько у вас создалась связь на уровне человеческого взаимопонимания
    готовы ли вы быть в партнерских отношениях на этапе подготовки и проведения сессии.
  • Насколько вам близок подход к работе потенциального подрядчика
    последовательность действий, используемые профессиональные подходы, ценностные установки.
  • Сколько человек со стороны подрядчика будет работать с вашим проектом
    Важно понять, кто займется организационными и финансовыми вопросами, исследовательской работой при подготовке к сессии, методической работой по разработке сценария стратегической сессии, подготовкой всех материалов и визуализаций, ведением стратегической сессии, оцифровкой результатов сессии. Хорошо, если со стороны подрядчика работает команда из 2−3 человек, которые помогают основному ведущему сессии.
Последовательность действий по выбору подрядчика может быть такой:
Этап дискавери
вы ищете контакты потенциальных подрядчиков.
Этап знакомства
запрашиваете у тех, кто вам понравился, встречу, чтобы познакомиться ближе. По итогам просите прислать коммерческое предложение. Если у вас с подрядчиком доверительные партнерские отношения, можно попросить прислать текст с описанием, как он понимает контекст и возможные развилки в темах на стратегическую сессию.
Этап выбора
если вам подход подрядчика кажется подходящим, запросите резюме фасилитаторов, которых он рекомендует под вашу стратегическую сессию, выберите, с кем бы вы хотели повстречаться. Вопросы, которые можно задавать фасилитатору на встрече:

  • С какими группами вы больше всего любите работать?
  • Каким образом вы решаете сложные ситуации на сессиях?
  • Как фасилитатор работает с изменением контекста во время сессии, когда нужно поменять сценарий?

На этом этапе важно удостовериться, что ведущий стратегической сессии не только подходит вам профессионально, но и может быть в партнерской позиции с вами на всем этапе проекта.

Сколько стоит стратегическая сессия

Стоимость стратегической сессии зависит от количества человек, сложности контекста компании, подготовки к сессии, продолжительности встреч, опыта ведущего стратегической сессии.

Например:
  • IT-стартап
    который нашел свой устойчивый продукт и готов развиваться.

    Стоимость такого проекта за подготовку, 2 дня встреч, завершение:
    • от 150 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
    • от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
    • от 500 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта
  • Компания из среднего бизнеса
    имеющая устойчивый рост, основной бизнес-вызов которой — вывод новых продуктов или выход на новые сегменты.

    Стоимость такого проекта за подготовку, 1 день встреч, завершение:
    • от 80 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
    • от 180 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
    • от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта.
  • Несколько департаментов крупной компании
    у которых бизнес-вызов — в ревизии и создании обновленных бизнес-процессов, чтобы поддержать рост компании в рамках текущей трансформации.

    Стоимость такого проекта за подготовку, 2 дня встреч, завершение:
    • от 150 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
    • от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
    • от 500 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта

Какие сложности могут возникнуть при подготовке к стратсессии

  • 1. Если вы хотите привести большое количество участников на сессию, например, 20 или больше человек, это повлияет на глубину содержания встречи. Чем больше участников, тем шире разница в понимании контекста.
Когда мы разговариваем с заказчиком во время снятия запроса, мы совместно ищем точку входа именно в стратегическую сессию. Есть стратегический процесс, который происходит у заказчика — стратегии по направлениям, ключевые вызовы. Лучше сначала позвать ключевых сотрудников и топ-менеджеров, ограниченные круг участников, и проработать стратегию. А потом уже можно выходить на большее количество участников, рассказывать, что вы придумали, и предлагать им проработать детали.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
  • 2. Вам хочется, чтобы на старте стратегической сессии все уже четко понимали контекст и были максимально сфокусированы. Так не бывает — все находятся в разных состояниях. Стратсессия нужна именно для того, чтобы люди собрали контекст, напомнили, что от них можно ожидать. Если вы собрали подходящую команду, которая готова стратегически мыслить, вы получите результат.
  • 3. Важно думать не только об участниках сессии, но и о пространстве, в котором вы будете творить. Пространство должно быть не только удобным и красивым, в нем должна быть возможность повесить фасилитационную стену, куда участники сессии будут выгружать свои смыслы. Если собственник помещения запрещает вешать что-то на стену, должны быть магнитные или маркерные доски — что-то, с чем может работать группа.
Идеальное пространство для сессии — это светлая просторная комната с белыми ровными стенами, на которые мы будем постепенно выгружать все наши смыслы. Под конец встречи вы будете видеть, как он постепенно заполняются элементами стратегии, с которой вам предстоит работать.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
  • 4. Хочется, чтобы было меньше разногласий, чтобы участники не вступали в конфликты и сразу со всем соглашались. Или, например, чтобы все приняли вашу точку зрения. Это опасно: участники будут чувствовать, что ими манипулируют, что они зря пришли, если все уже решено за них. Вы не сможете погрузиться в стратегический процесс и узнать все точки зрения.
Важно, чтобы фасилитатор, который вам помогает, умел работать с разными точками зрения. Он должен оставаться нейтральным и создавать поддерживающее пространство для всех участников, чтобы каждый мог безопасно высказать свои мысли.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
Был ли материал полезен?

Следующий блок будет посвящен
сценарию стратегической сессии
В следующем модуле расскажем, по каким сценариям проходят стратегические сессии и какие этапы будут на встрече.