Антикоференция «Никто не знает, как правильно... проводить стратсессии» / 10 ноября, Москва
Урок 2. Подготовка
к стратегической сессии
к стратегической сессии
Бесплатный онлайн-курс
В этом уроке разберемся, как подготовиться к стратегической сессии, кого стоит на нее пригласить и сколько будет стоить работа фасилитатора.
Как определить, кого приглашать на стратсессию
Важно помнить, что чем больше участников на сессии, тем меньше глубина проработки вопросов. Оптимальное количество участников для хорошего погружения — 12−15 человек. Чаще всего это совладельцы компании, топ-менеджеры, руководители ключевых подразделений, приглашенные эксперты.
Мы обычно при встрече с потенциальным заказчиком сессии узнаем, что он хочет получить в итоге и сколько времени есть у компании на стратегический процесс. Это влияет на состав участников.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
Например:
- IT-стартап
который нашел свой устойчивый продукт и готов развиваться. Стратегический процесс может состоять из нескольких этапов.
Сессия 1: стратсессия для основателей и ключевых сотрудников, которые запустили стартап и кого основатель видит дальше в бизнесе. Обычно это 5−7 человек, готовые мыслить стратегически, все вместе они покрывают все функции будущего образа компании.
Сессия 2: стратсессия для расширенной команды — участники стратсессии 1 и заинтересованные сотрудники: продакты, проджекты, комерческий блок, маркетинг, финансы, всего до 15 человек.
- Компания из среднего бизнеса
имеющая устойчивый рост.
Основной бизнес-вызов — вывод новых продуктов или выход на новые сегменты. Можно сделать стратегическую сессию, в которой принимают участие топ-менеджеры компании, руководители всех подразделений и некоторые ключевые лица от подразделений, всего 15−20 человек.
- Несколько департаментов крупной компании
у которых бизнес-вызов — в ревизии и создании обновленных бизнес-процессов, чтобы поддержать рост компании в рамках текущей трансформации. Стратегический процесс может состоять из нескольких этапов.
Сессия 1: стратсессия для руководителей департаментов, ключевых сотрудников и внешних по отношению к департаменту руководителей, которых затронут результаты стратегической сессии. Обычно это 5−7 человек, которые имеют полномочия принимать решения по ключевым вопросам, может быть 8−12 человек.
Сессия 2: стратсессия для расширенной команды департаментов — участники стратсессии номер 1 и расширенный состав заинтересованных участников, до 20−30 человек.
Как выбрать: провести сессию самостоятельно или найти подрядчика?
Что влияет на привлечение подрядчика для проведения стратегической сессии:
- количество участников;
- количество времени на подготовку;
- сложность и запутанность контекста;
- степень знакомства участников друг с другом;
- степень влияния участников на результаты сессии и через них на доходы компании.
Нужен ли мне внешний фасилитатор?
Чтобы определить, сможете ли вы самостоятельно провести стратегическую сессию или нужен внешний подрядчик, ответьте честно на вопросы диагностического теста:
Как найти и выбрать ведущего стратегической сессии
Может быть несколько вариантов:
Когда вы будете проводить первую встречу с потенциальным подрядчиком, обязательно подготовьтесь к ней. Важно рассказать общий контекст ваших бизнес-вызовов и что вы хотите получить после стратегической сессии. Будьте открыты к вопросам, которые задает потенциальный подрядчик, они помогают ему лучше понять ваш контекст и предложить возможные варианты. Не стоит ожидать, что на первой встрече вы услышите итоговый сценарий будущей стратегической сессии.
На этапе выбора ведущего сессии важно для себя определить:
- собирать рекомендации в бизнес-комьюнити или на конференциях — обязательно спросите, что именно нравится в этом фасилитаторе и поймите, отзывается ли это вам;
- вспомнить, кого вы уже звали на сессии, и узнать, как они продвинулись за это время — вы изменились, фасилитатор изменился, появились новые подходы к проведению стратегической сессии;
- изучить сайты фасилитаторов, которые понравились, отправить запрос на встречу;
- позвать коллег из дружеских компаний поддержать вас в стратегическом процессе.
Когда вы будете проводить первую встречу с потенциальным подрядчиком, обязательно подготовьтесь к ней. Важно рассказать общий контекст ваших бизнес-вызовов и что вы хотите получить после стратегической сессии. Будьте открыты к вопросам, которые задает потенциальный подрядчик, они помогают ему лучше понять ваш контекст и предложить возможные варианты. Не стоит ожидать, что на первой встрече вы услышите итоговый сценарий будущей стратегической сессии.
На этапе выбора ведущего сессии важно для себя определить:
-
Насколько подрядчик «держит контекст»который вы ему передали, и готов ли он в рамках этого контекста рассуждать про возможные варианты решений. Это поможет вам понять, что вне зависимости от изменения контекста, ваша будущая сессия в надежных руках и сценарий будет адаптирован. -
Насколько у вас создалась связь на уровне человеческого взаимопониманияготовы ли вы быть в партнерских отношениях на этапе подготовки и проведения сессии. -
Насколько вам близок подход к работе потенциального подрядчикапоследовательность действий, используемые профессиональные подходы, ценностные установки. -
Сколько человек со стороны подрядчика будет работать с вашим проектомВажно понять, кто займется организационными и финансовыми вопросами, исследовательской работой при подготовке к сессии, методической работой по разработке сценария стратегической сессии, подготовкой всех материалов и визуализаций, ведением стратегической сессии, оцифровкой результатов сессии. Хорошо, если со стороны подрядчика работает команда из 2−3 человек, которые помогают основному ведущему сессии.
Последовательность действий по выбору подрядчика может быть такой:
Этап дискавери
вы ищете контакты потенциальных подрядчиков.
Этап знакомства
запрашиваете у тех, кто вам понравился, встречу, чтобы познакомиться ближе. По итогам просите прислать коммерческое предложение. Если у вас с подрядчиком доверительные партнерские отношения, можно попросить прислать текст с описанием, как он понимает контекст и возможные развилки в темах на стратегическую сессию.
Этап выбора
если вам подход подрядчика кажется подходящим, запросите резюме фасилитаторов, которых он рекомендует под вашу стратегическую сессию, выберите, с кем бы вы хотели повстречаться. Вопросы, которые можно задавать фасилитатору на встрече:
На этом этапе важно удостовериться, что ведущий стратегической сессии не только подходит вам профессионально, но и может быть в партнерской позиции с вами на всем этапе проекта.
- С какими группами вы больше всего любите работать?
- Каким образом вы решаете сложные ситуации на сессиях?
- Как фасилитатор работает с изменением контекста во время сессии, когда нужно поменять сценарий?
На этом этапе важно удостовериться, что ведущий стратегической сессии не только подходит вам профессионально, но и может быть в партнерской позиции с вами на всем этапе проекта.
Сколько стоит стратегическая сессия
Стоимость стратегической сессии зависит от количества человек, сложности контекста компании, подготовки к сессии, продолжительности встреч, опыта ведущего стратегической сессии.
Например:
Например:
- IT-стартап
который нашел свой устойчивый продукт и готов развиваться.
Стоимость такого проекта за подготовку, 2 дня встреч, завершение:- от 150 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
- от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
- от 500 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта
- Компания из среднего бизнеса
имеющая устойчивый рост, основной бизнес-вызов которой — вывод новых продуктов или выход на новые сегменты.
Стоимость такого проекта за подготовку, 1 день встреч, завершение:- от 80 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
- от 180 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
- от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта.
- Несколько департаментов крупной компании
у которых бизнес-вызов — в ревизии и создании обновленных бизнес-процессов, чтобы поддержать рост компании в рамках текущей трансформации.
Стоимость такого проекта за подготовку, 2 дня встреч, завершение:- от 150 000 рублей — ведущий стратсессии с опытом 1−2 года;
- от 300 000 — ведущий стратсессии с опытом от 3-х лет;
- от 500 000 — ведущий стратсессии с опытом от 5 лет и компетенциями организационного консультанта
Какие сложности могут возникнуть при подготовке к стратсессии
- 1. Если вы хотите привести большое количество участников на сессию, например, 20 или больше человек, это повлияет на глубину содержания встречи. Чем больше участников, тем шире разница в понимании контекста.
Когда мы разговариваем с заказчиком во время снятия запроса, мы совместно ищем точку входа именно в стратегическую сессию. Есть стратегический процесс, который происходит у заказчика — стратегии по направлениям, ключевые вызовы. Лучше сначала позвать ключевых сотрудников и топ-менеджеров, ограниченные круг участников, и проработать стратегию. А потом уже можно выходить на большее количество участников, рассказывать, что вы придумали, и предлагать им проработать детали.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
- 2. Вам хочется, чтобы на старте стратегической сессии все уже четко понимали контекст и были максимально сфокусированы. Так не бывает — все находятся в разных состояниях. Стратсессия нужна именно для того, чтобы люди собрали контекст, напомнили, что от них можно ожидать. Если вы собрали подходящую команду, которая готова стратегически мыслить, вы получите результат.
- 3. Важно думать не только об участниках сессии, но и о пространстве, в котором вы будете творить. Пространство должно быть не только удобным и красивым, в нем должна быть возможность повесить фасилитационную стену, куда участники сессии будут выгружать свои смыслы. Если собственник помещения запрещает вешать что-то на стену, должны быть магнитные или маркерные доски — что-то, с чем может работать группа.
Идеальное пространство для сессии — это светлая просторная комната с белыми ровными стенами, на которые мы будем постепенно выгружать все наши смыслы. Под конец встречи вы будете видеть, как он постепенно заполняются элементами стратегии, с которой вам предстоит работать.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
- 4. Хочется, чтобы было меньше разногласий, чтобы участники не вступали в конфликты и сразу со всем соглашались. Или, например, чтобы все приняли вашу точку зрения. Это опасно: участники будут чувствовать, что ими манипулируют, что они зря пришли, если все уже решено за них. Вы не сможете погрузиться в стратегический процесс и узнать все точки зрения.
Важно, чтобы фасилитатор, который вам помогает, умел работать с разными точками зрения. Он должен оставаться нейтральным и создавать поддерживающее пространство для всех участников, чтобы каждый мог безопасно высказать свои мысли.
Елена Литвинова
Co-founder ABLE, фасилитатор
Был ли материал полезен?
Следующий блок будет посвящен
сценарию стратегической сессии
сценарию стратегической сессии
В следующем модуле расскажем, по каким сценариям проходят стратегические сессии и какие этапы будут на встрече.